什么是文檔共享

文檔共享是指一個(gè)人或一群人使用互聯(lián)網(wǎng)或軟件同時(shí)訪問文檔的情況。這些文件通常存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)文件系統(tǒng)的中央位置，以便多個(gè)用戶可以訪問它們。文檔共享通常在組織中使用，特別是那些擁有分布式團(tuán)隊(duì)或需要仔細(xì)分析和修改文件的組織。

共享文檔時(shí)訪問文件的方式各不相同。在某些情況下，辦公文件只是在兩臺(tái)計(jì)算機(jī)之間傳輸：文件存儲(chǔ)在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上，另一臺(tái)用戶從其工作站訪問它們。另一種選擇是將文件存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器上而不是本地工作站上。在這種情況下，多個(gè)用戶可以同時(shí)訪問文件，具體取決于他們的訪問權(quán)限。

文檔共享有權(quán)限級(jí)別管理

根據(jù)共享文檔時(shí)提供的訪問權(quán)限，用戶將能夠在文件中執(zhí)行不同的操作。

完全訪問權(quán)限：

可以執(zhí)行所有可能的操作，包括編輯和共同創(chuàng)作。

只讀/查看：

只能打開文件進(jìn)行查看。在這種情況下，編輯選項(xiàng)不可用，并且無法修改文件。

審閱：

可以查看和更改文件，而無需實(shí)際編輯它們。可以提出更改建議，然后其他用戶將跟蹤這些更改、接受或拒絕。

評(píng)論：

可以查看文件、添加和管理評(píng)論（編輯或刪除評(píng)論、添加回復(fù)或關(guān)閉討論）。除使用注釋外，所有其他編輯選項(xiàng)均不可用。

表單填寫：

可以查看可填寫的表單、在字段之間導(dǎo)航以及填寫或清除表單字段。除在表單字段中輸入文本外，所有其他編輯選項(xiàng)均不可用。

共享文檔怎么弄？下面是我總結(jié)的方法，供大家參考

使用騰訊文檔：

找到想要共享的文件夾，點(diǎn)擊右側(cè)的”…”按鈕，選擇”設(shè)置文件夾共享”，選擇”共享”并添加共享成員。

QQ共享文檔：

打開QQ，選擇“我的文檔”或“群文件”，點(diǎn)擊“上傳”或“新建文件夾”，右鍵點(diǎn)擊該文件夾選擇“屬性”，在“共享”選項(xiàng)卡中點(diǎn)擊“高級(jí)共享”，勾選“共享此文件夾”，并設(shè)置共享名稱。

微信共享文檔：

打開微信，選擇“文件傳輸助手”，點(diǎn)擊“新建文件夾”，右鍵點(diǎn)擊該文件夾選擇“屬性”，在“共享”選項(xiàng)卡中設(shè)置共享權(quán)限。

使用云服務(wù)進(jìn)行文檔共享：

在Word中打開需要共享的文檔，選擇“文件”->“另存為”->“云服務(wù)”，選擇文檔后點(diǎn)擊“共享”按鈕，選擇“復(fù)制鏈接”并設(shè)置權(quán)限，將鏈接發(fā)送給需要協(xié)同編輯的團(tuán)隊(duì)成員。

WPS共享文檔：

打開WPS工作表后，選擇“審閱”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“共享工作簿”，在彈出的對(duì)話框中勾選“允許多用戶同時(shí)編輯”，并點(diǎn)擊“確定”即可。

創(chuàng)建共享團(tuán)隊(duì)，打開需要操作的Word文件，點(diǎn)擊WPS辦公助手，選擇“團(tuán)隊(duì)”->“新建團(tuán)隊(duì)”，邀請(qǐng)成員加入團(tuán)隊(duì)，可通過鏈接分享或從聯(lián)系人中添加。

多人編輯Excel：

同樣在WPS中，打開Excel文件后，通過“審閱”選項(xiàng)卡進(jìn)行共享設(shè)置。

使用釘釘進(jìn)行協(xié)同編輯：

打開釘釘，將文件傳到對(duì)方的會(huì)話界面中，在界面中打開編輯的文檔，通過釘釘內(nèi)嵌的Word編輯器進(jìn)行多人協(xié)同編輯。

另外推薦非常特殊的mobox文檔（支持任意文件格式）

主要的特點(diǎn)是共享的文件類型可以是office、圖片、cad等任意格式

過程：

1、設(shè)置文檔柜的文件夾，啟用多人協(xié)同編輯功能；

2、設(shè)定具有編輯權(quán)限的用戶群體；（比如 會(huì)計(jì)、出納等用戶具有編輯權(quán)限）

3、將文件上傳到這個(gè)文檔柜的文件夾下；

4、具有編輯權(quán)限的用戶（如：會(huì)計(jì)）雙擊 文檔柜內(nèi)的某一個(gè)文件

1）自動(dòng)下載到本地臨時(shí)文件

2）自動(dòng)將文件進(jìn)行鎖定，這樣別人就不能再編輯了 （這個(gè)時(shí)候若有別的用戶 登錄能看到 誰正在編輯中）

3）系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)用對(duì)應(yīng)的應(yīng)用程序打開文件 （支持任何文件格式，比如office 、dwg等）

4）對(duì)文件就行編輯，并保存 后

5）mobox系統(tǒng)自動(dòng)提示，是否完成編輯（輸入更新信息）并更新服務(wù)端

6）若本次保存，文件沒有完成更新，也可以在后期手工完成編輯并解鎖

完成解鎖后，另外的成員就可以進(jìn)行再次編輯了。這樣就避免了多人協(xié)同編輯文件相互覆蓋的問題